Pengertian Arsip dan kearsipan sistem Abjad

September 9, 2012 at 9:19 am 1 comment

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

 

Menurut Kami

Arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/ diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

 

Tujuan Kearsipan

  1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
  2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
  3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
  4. Penghematan tempat penyimpanan.
  5. Menjaga rahasia arsip.
  6. Menjaga kelestarian arsip.
  7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

 

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

  1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

  1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
  2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

  1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
  2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

 

  1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

  1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
  2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

  1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
  2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

 

  1. 3.   Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

 

 

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

  1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
  2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
  3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
  4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

  1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
  2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

 

Indeks       

Definisi

Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.

 

 

Filling  Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)

Kearsipan sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.

Perlengkapan Filling Sistem Abjad

  1. Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
    1. Driver type filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar-ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal.
    2. Lateral filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang memlpunyai papan alas untuk menaruh arsip. Laci ada 6 yaitu:

 

 

Laci I diberi kode A-D

Laci II diberi kode E-H

Laci III diberi kode I-L

Laci IV diberi kode M-P

Laci V diberi kode Q-U

Laci VI diberi kode V-Z

 

  1.  Guide, yaitu arsip petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada di belakangnya. Guidenya ada 26.
  2. Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal. Folder ada 33.
  3. Pelubang kertas
  4. Clip
  5. Lem
  6. Gunting
  7. Penggaris
  8. Alat tulis

 

About these ads

Entry filed under: knowledge. Tags: .

Etika Bersin dan Menguap Isi hati Wanita

1 Comment Add your own

  • 1. awayfarday  |  February 4, 2013 at 4:52 am

    perasaan gua inget deh judl materi ini..

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


Penulis

Farida

Faridatul Aulia

Recent Posts

Blog Stats

  • 189,518 hits

Tamu Special

free counters

Tanggalan

September 2012
M T W T F S S
« Aug   Oct »
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930

Waktu


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 3,249 other followers

%d bloggers like this: